Volgens de Nederlandse wet is er geen vaste incasso procedure voor facturen naar bedrijven, als een consument verzuimt te betalen zijn er wel bepaalde eisen. Dit betekent dus volledig zelf in te vullen hoe een je een incasso procedure vorm geeft. Na het verlopen van de betaaltermijn is een debiteur al in gebreke en dus al wettelijke rente schuldig.
Voor je naar een incassobureau stapt zal je zelf wat stappen moeten zetten bij je wanbetaler. Je moet eerst een betalingsherinnering en/of een aanmaning sturen. Het verschil tussen beide is dat een betalingsherinnering een vriendelijke herinnering is om te betalen terwijl een aanmaning een sommatie is (“je moet betalen”). De laatste stap is een ingebrekestelling, hier geef je aan dat er extra kosten bijkomen als de wanbetaler niet betaald zoals de wettelijke rente en incassokosten.
Tip: is een groot cliché maar voorkomen is beter dan genezen. Als je twijfelt aan je klant zorg dan altijd dat hij van te voren betaald.
Een laatste ingebrekestelling kan je per mail, per brief of telefonisch aanbieden. Het is raadzaam om het via de mail of aangetekend te doen zodat je kan bewijzen dat je dit ook gedaan heb. Aangetekend verzenden staat natuurlijk ook tegenover de som die verschuldigd is.
Als je de stappen van een offerte of opdrachtbevestiging…
Stap 1: stuur je factuur
Het is aan te raden om een vervaltermijn van 14 dagen te nemen, hier mee geef je je klant de tijd om het factuur correct in te boeken en heb je ook snel je geld. Als je wilt weten wat er in een factuur hoort lees dan dit artikel. Bepaalde instanties zijn door de wet verplicht binnen een bepaald aantal dagen na de vervaldatum het factuur te hebben voldaan. Als een grote onderneming klant bij je is zijn hun hier ook aan gebonden!
Er is wettelijk een maximale vervaldatum per instantie. Je mag alleen een vervaltermijn langer dan 60 dagen hanteren als er voor beide partijen geen nadeligheid is.
| Instantie | Aantal dagen |
| Kleine bedrijven | 60 dagen |
| Grote bedrijven | 30 dagen |
| Overheid | 30 dagen |
In de vorige situatie betaald de klant 100% van het factuur in een factuur. Het is mogelijk om de klant voor of na het leveren van je product of dienst te laten betalen, deze keuze is aan jou. Je zou natuurlijk ook altijd je factuur in een 50% aanbetaling voor de werkzaamheden en 50% na de werkzaamheden kunnen doen, hiermee heb jij al geld om inkopen voor de werkzaamheden of producten en de klant zekerheid om nog bezwaar te kunnen maken. Voor bedragen boven de € 250.000 adviseren wij de volgende percentages.
Tip: heb je een bedrijf met hoge facturen dan loont het om algemene voorwaarde op te laten stellen door een jurist.
| Percentage | Vervaldatum na |
| 40% | Na akkoord opdracht |
| 30% | Na start werkzaamheden |
| 25% | Na oplevering |
| 5% | 30 dagen na oplevering |
Mocht je het hele grote partijen en/of bedragen moeten werken dan zal je het volgende termijn advies kunnen volgen. Als je klant de laatste 5% weigert te betalen wegen een bepaalde reden dan kan heb je de BTW al weer terug.
Tip: doe bij je betalingsherinnering of aanmaning altijd een kopie van je originele factuur, hiermee voorkom je rekken van de tijd door je klant. Als je meerdere verlopen (of openstaande) facturen heb dan kan je ook een betalingsoverzicht meesturen.
Stap 2: stuur een betalingsherinnering
Als je factuur is vervallen is je debiteur al in gebreken, het is aangeraden om hem nog 2 dagen extra te geven. Vaak is er sprake van automatische systemen (bijvoorbeeld Exact) en een ondertekening vereist, het kan dus gebeuren dat je factuur te laat betaald word. Dit kan bijvoorbeeld ook als de betaling in het weekend valt.
De volgende tekst kan je gebruiken in je mail of brief: “Uit onze administratie is gebleken dat factuur [000] nog niet is voldaan en de vervaldatum heeft gepasseerd (met [0] dagen). Wij verzoeken u de factuur binnen [7] dagen te voldoen.”. Je kan deze tekst ook downloaden onder aan de pagina.
Na je betalingsherinnering heb verstuur zou je de debiteur ook even na kunnen bellen of het factuur of de herinnering ontvangen is. Het kan bijvoorbeeld ook gebeuren of het post- of mailaders is gewijzigd.
Tip: als je een goede relatie hebt met de klant dan kan je altijd nog een tweede betalingsherinnering sturen. Aangezien de incasso niet aan bepaalde eisen is.
Stap 3: stuur een aanmaning
Als het factuur na de vervaldatum van de herinnering nog niet is voldaan kan je over gaan op een aanmaning. Nu begint het serieus te worden.
De volgende tekst kan je gebruiken in je mail of brief: “Uit onze administratie is gebleken dat factuur [000] nog niet is voldaan en de vervaldatum heeft gepasseerd (met [0] dagen). De 1e herinnering heeft u ontvangen op [01-01-2022] om [12:00]. (Je kan hier ook je nog plakken: De 2e herinnering heeft u ontvangen op 01-01-2022 om 12:00) Wij verzoeken u de factuur binnen [7] dagen te voldoen.”. Je kan deze tekst ook downloaden onder aan de pagina.
Stap 4: stuur een ingebrekestelling (sommatie)
Als je debiteur op je betalingsherinnering en aanmaning nog steeds niet betaald zal je de laatste stap moeten nemen voor je een incassobureau in kan schakelen. Juridisch gezien is een debiteur al in gebreke als hij na de vervaldatum nog niet voldaan is daarom zal de term sommatie ook gebruikt worden.
De volgende tekst kan je gebruiken in je mail of brief: “Uit onze administratie is gebleken dat factuur [000] nog niet is voldaan en de vervaldatum heeft gepasseerd (met [0] dagen). De 1e herinnering heeft u ontvangen op [01-01-2022] om [12:00]. (De 2e herinnering heeft u ontvangen op [01-01-2022] om [12:00]. Wij verzoeken u de factuur binnen [3] dagen te voldoen. Als betaling uitblijft zult u verschuldigde rente en buitengerechtelijke incassokosten moeten betalen.” Je kan deze tekst ook downloaden onder aan de pagina.
Stap 5: geef je claim door aan een incassobureau
Er zijn geen mogelijkheden meer om je debiteur tot betalen te dwingen. Je zal je handen in een moeten slaan met een incassobureau die verder kan gaan dan jou. Het incassobureau kan de kwestie minnelijk aanpakken, dit is zonder een rechter. Er kan ook een wettelijke procedure worden gestart. Het incassobureau zal proberen een betalingsregeling te treffen met je debiteur.
Een incasso van een factuur van €1.000 kost ongeveer €150/175, van €10.000 rond de €900/1.100 en van €100.000 rond de €1.800/2.200. Dit is helemaal afhankelijk van de complexiteit van het factuur en de feiten. Gemiddeld heeft een incasso een slagingspercentage van 92% in 2021.
Stap 6: oninbare BTW terugvragen
Voor de verkoop heb je op je factuur ook BTW gerekend, je kan de oninbare BTW terugvragen aan de Belastingdienst als je debiteur niet zijn betalingsverplichting na kan komen.
Tip: als er meerdere bedrijven niet betaald worden door je debiteur dan kan je het faillissement aanvragen. Dit kan je doen met hulp van een …?
Het is ook mogelijk op een betalingsherinnering, aanmaning en ingebrekestelling te downloaden:
